É muito comum que a falta de agilidade em uma empresa seja atribuída ao número de funcionários, à falta de tempo ou a falhas individuais, mas muitas vezes, a grande culpada é a má estruturação operacional. Destrinchamos aqui vários fatores que podem contribuir para este problema.
Trabalho não estimulante resulta na falta de engajamento emocional. Empresas que conseguem estimular seus funcionários permitem que o trabalho seja realizado com mais propósito e iniciativa; um funcionário que escreve a documentação de um produto sem nunca ter contato com o produto em si, por exemplo, não tem chance de trabalhar com tanto ardor quanto um funcionário que pode participar do processo
como um todo e se sentir parte real do lançamento do produto.
Para que cada indivíduo possa sentir o impacto de seu trabalho e, portanto, possa se envolver emocionalmente com o processo, o propósito do trabalho deve ser deixado claro e os resultados atingidos devem ser evidentes para todos os envolvidos.
Muitas vezes, os funcionários de uma empresa estão sobrecarregados com funções, algumas talvez até desnecessárias, o que impede o funcionamento ágil.
Por exemplo, se é exigido que uma pessoa trabalhe em várias prioridades ao mesmo tempo, o estresse causado pelo acúmulo de tarefas não vai permitir que nenhuma delas seja bem executada. Tarefas prioritárias simultâneas exigem que se pare no meio da execução de um processo para começar outro, e o tempo perdido nessa troca de funções e nas distrações que isso acarreta vai garantir que as prioridades se tornem urgências, sejam terminadas com atraso ou que sejam finalizadas de forma inadequada.
Para garantir que isso não ocorra, é necessário que as tarefas sejam bem distribuídas e que não se exija que tudo seja feito “para ontem”. Prazos e metas devem ser bem estabelecidos e expostos de forma clara, permitindo que a execução das tarefas ocorra de forma organizada e eficiente.
Muitos fatores que causam a falta de agilidade podem facilmente passar despercebidos por motivos diversos. Alguns exemplos são:
• Comunicação picada: O funcionário informa um problema para o supervisor, que então avisa o coordenador, que repassa para o gerente, que avisa o vice-diretor…
• Rotinas ultrapassadas: realizar sem falta uma reunião semanal sobre determinado assunto simplesmente porque sempre foi assim;
• Processos de aprovação lentos e burocracias excessivas; por exemplo, ter que esperar por uma reunião que ocorre a cada duas semanas para que um processo seja aprovado e finalmente poder começar a executá-lo;
• Ter que esperar o trabalho do outro estar completo antes de poder agir; isso pode ser causado pela má distribuição de tarefas, por prioridades mal gerenciadas ou simplesmente pelos exemplos discutidos acima.
Pode ser que um ou mais dos fatores mencionados aqui estejam tornando os processos na sua empresa mais lentos. É importante examinar se algum deles é o que afeta a agilidade, e, sobretudo, ter o cuidado de que não se crie novos problemas na tentativa de resolver os antigos. Não seria adequado, por exemplo, passar por várias reuniões e processos lentos e burocráticos para discutir a resolução de algo que consuma menos tempo do que as reuniões em si.
Pode ser que você se depare com a necessidade de mudar processos engessados na empresa, o que pode facilmente se tornar uma tarefa complexa, mas cada passo tomado para o aumento de agilidade pode fazer uma enorme diferença no futuro da empresa e na satisfação de todos os envolvidos, transformando completamente o ambiente de trabalho.